Defaults.Exposed › Ρύθμιση › SPF

Πώς να ρυθμίσετε το SPF στο Microsoft 365

Προσθέστε εγγραφή SPF ώστε ο κόσμος να γνωρίζει ότι οι διακομιστές του Microsoft 365 επιτρέπεται να στέλνουν email για τον τομέα σας.

Γιατί αυτό έχει σημασία για την επιχείρησή σας

Το SPF (Sender Policy Framework) είναι μια σύντομη σημείωση στο DNS του τομέα σας που απαριθμεί τους διακομιστές αλληλογραφίας που επιτρέπεται να στέλνουν email «από» τον τομέα σας. Χωρίς αυτό, απατεώνες μπορούν να πλαστογραφήσουν τη διεύθυνσή σας για να στείλουν ψεύτικα τιμολόγια, αιτήματα πληρωμής ή προσφορές στους πελάτες και τους προμηθευτές σας — και τα νόμιμα email σας είναι πιο πιθανό να καταλήξουν στα spam. Η ρύθμιση του SPF είναι δωρεάν, διαρκεί λίγα λεπτά, και είναι ένα από τα πιο ισχυρά και οικονομικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να προστατέψετε το όνομά σας και να διασφαλίσετε την παράδοση των email σας.

Σημαντικό: πού γίνεται πραγματικά αυτό

Αυτό μπερδεύει πολλούς ανθρώπους, οπότε αξίζει να το ξεκαθαρίσουμε:

• Το Microsoft 365 εκτελεί το email σας (τα γραμματοκιβώτια βρίσκονται στο Exchange Online). Αλλά το Microsoft 365 είναι η πλατφόρμα αλληλογραφίας — δεν είναι απαραίτητα εκεί που βρίσκεται το DNS του τομέα σας.
• Η εγγραφή SPF προστίθεται στον host DNS σας — την εταιρεία που ελέγχει τους nameservers του τομέα σας. Αυτός μπορεί να είναι ο registrar όπου αγοράσατε τον τομέα (GoDaddy, Namecheap κ.λπ.), ένας web host, ή κάτι σαν Cloudflare.
• Εάν αφήσατε τη Microsoft να διαχειρίζεται το DNS σας, τότε ο host DNS σας είναι η Microsoft, και θα επεξεργαστείτε την εγγραφή στο Microsoft 365 admin center → Settings → Domains → DNS records. Σε αυτή την περίπτωση, η Microsoft συχνά προσθέτει αυτόματα τη σωστή εγγραφή SPF για εσάς όταν ρυθμίσετε τον τομέα.

Άρα: η Microsoft σας λέει τι πρέπει να περιέχει η εγγραφή· εσείς την προσθέτετε εκεί που βρίσκεται το DNS σας. Οι ρυθμίσεις γραμματοκιβωτίου εντός Microsoft 365 δεν κρατούν αυτή την εγγραφή εκτός αν η Microsoft εκτελεί επίσης το DNS σας.

Πρώτα: ποια εταιρεία εκτελεί το DNS σας;

Μια εγγραφή DNS ισχύει μόνο εάν την προσθέσετε εκεί που δείχνουν οι nameservers του τομέα σας. Εάν δεν είστε σίγουροι, ελέγξτε τον τομέα στον λογαριασμό του registrar σας και κοιτάξτε την ενότητα Nameservers, ή ρωτήστε αυτόν που έχει στήσει τον ιστότοπό σας. Εάν οι nameservers δείχνουν αλλού εκτός Microsoft, προσθέστε την εγγραφή SPF στις ρυθμίσεις DNS εκείνης της εταιρείας (αναζητήστε DNS / Records / Advanced DNS). Η προσθήκη στο λάθος μέρος δεν θα έχει κανένα αποτέλεσμα.

Τι θα προσθέσετε

Μια μοναδική εγγραφή TXT για Microsoft 365. Η τυπική τιμή είναι:

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

• include:spf.protection.outlook.com εξουσιοδοτεί τους διακομιστές αλληλογραφίας του Microsoft 365 να στέλνουν για εσάς.
• -all είναι η τιμή που συνιστά η Microsoft — ένα «hard fail» που λέει στους παραλήπτες να απορρίψουν οτιδήποτε δεν περιλαμβάνεται. Εάν δεν είστε ακόμα σίγουροι ότι περιλαμβάνονται όλοι οι αποστολείς, μπορείτε να ξεκινήσετε με το πιο ήπιο ~all και να σφίξετε σε -all αργότερα.

Πρέπει να έχετε μόνο μία εγγραφή SPF (ένα TXT που αρχίζει με v=spf1) ανά τομέα. Εάν έχετε ήδη μία — για παράδειγμα επειδή στέλνετε και μέσω εργαλείου newsletter ή CRM — μην προσθέσετε δεύτερη. Επεξεργαστείτε την υπάρχουσα και προσθέστε σε αυτή το τμήμα της Microsoft, π.χ.:

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:servers.mcsv.net -all

Βήματα

1. Συνδεθείτε στον host DNS σας (τον registrar, τον web host, ή τον πάροχο DNS — ή το Microsoft 365 admin center εάν η Microsoft εκτελεί το DNS σας).
2. Ανοίξτε τις ρυθμίσεις DNS για τον τομέα σας (αναζητήστε DNS / Records / Advanced DNS).
3. Προσθέστε μια νέα εγγραφή και επιλέξτε TXT ως τύπο.
4. Στο πεδίο Name / Host, εισαγάγετε @ (αυτό σημαίνει «ο ίδιος ο τομέας»). Μην εισαγάγετε εδώ το πλήρες όνομα τομέα σας.
5. Στο πεδίο Value / Data, επικολλήστε v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all (ή τη συνδυασμένη εγγραφή σας εάν έχετε άλλους αποστολείς).
6. Αφήστε το TTL στην προεπιλογή (1 ώρα είναι εντάξει).
7. Αποθηκεύστε.

Συνηθισμένα λάθη

• Δεν είναι ρύθμιση γραμματοκιβωτίου. Οι άνθρωποι ψάχνουν τις ρυθμίσεις Microsoft 365 για «SPF» και δεν βρίσκουν πεδίο για να το πληκτρολογήσουν — αυτό συμβαίνει επειδή ανήκει στο DNS σας, όχι στις ρυθμίσεις γραμματοκιβωτίου ή Exchange admin.
• Μόνο μία εγγραφή SPF. Δύο εγγραφές που αρχίζουν με v=spf1 καταστρέφουν εντελώς το SPF. Συνδυάστε τους αποστολείς σε μία εγγραφή χρησιμοποιώντας επιπλέον καταχωρήσεις include:.
• @ για το όνομα, όχι ο τομέας σας. Η εισαγωγή του πλήρους τομέα στο πεδίο Name μπορεί να δημιουργήσει την εγγραφή στο λάθος σημείο.
• Προσέξτε τα εισαγωγικά. Οι περισσότεροι host DNS προσθέτουν τα εισαγωγικά για εσάς — επικολλήστε την τιμή απλά. Εάν ο host σας εμφανίζει ήδη την τιμή περικλεισμένη σε "...", μην προσθέσετε δεύτερο σετ· μια εγγραφή με διπλά εισαγωγικά είναι σπασμένη.
• Η Microsoft χρησιμοποιεί spf.protection.outlook.com. Παλαιότερες ή αντιγραμμένες εγγραφές μπορεί να αναφέρουν διαφορετικά ονόματα host — βεβαιωθείτε ότι το include είναι ακριβώς spf.protection.outlook.com.
• Οι αλλαγές δεν είναι άμεσες. Το DNS μπορεί να χρειαστεί από λίγα λεπτά έως μερικές ώρες για να ενημερωθεί παντού.

Επαληθεύστε ότι λειτούργησε

Μόλις αποθηκευτεί, επιβεβαιώστε ότι η εγγραφή είναι ενεργή και σωστή με το δωρεάν έλεγχο στο Defaults.Exposed. Εισαγάγετε τον τομέα σας και θα σας πει με απλά λόγια εάν το SPF σας έχει ρυθμιστεί σωστά. Τα δεδομένα σας επεξεργάζονται στην ΕΕ.

Έγινε; Ελέγξτε το domain σας δωρεάν για να επιβεβαιώσετε ότι λειτούργησε — και δείτε τον πλήρη βαθμό σας σε όλους τους 34 ελέγχους.